Funkcie dochádzkového systému

Systém okamžite zobrazuje aktuálny stav v práci. Okrem toho môžete sledovať, ktorí zamestnanci sa nachádzajú na konkrétnych pracoviskách alebo prevádzkach, či išli na obed alebo iné prerušenie.

Rovnako ako poskytujeme online prehľad o prítomnosti zamestnancov na pracovisku, naša služba vám umožňuje aj efektívne sledovať ich neprítomnosť, vrátane jasného zobrazenia dátumu návratu do práce.

Zabudnite na používanie papierových dovolenkových lístkov a preveďte tento proces do úplne digitálnej formy v rámci našich služieb. Zamestnanec si môže jednoducho požiadať o dovolenku (alebo inú udalosť) priamo cez náš terminál a príslušný poverený pracovník (administrátor) rozhodne o žiadosti v prehľadnom užívateľskom rozhraní. V prípade nevybavených žiadostí je administrátor notifikovaný e-mailom.

V našom pracovnom kalendári máte možnosť vytvárať, kontrolovať, meniť, generovať a uzamykať svoju dochádzkovú evidenciu. Taktiež, ak máte pridelené oprávnenia (viď prístupové práva), môžete robiť rovnaké úpravy aj v dochádzkach vašich kolegov. Naša platforma vám tiež umožňuje presúvať nadčasové hodiny do vášho konta pracovného času.

Navyše, náš systém je optimalizovaný aj pre mobilné zariadenia, čo vám umožňuje vykonávať tieto úpravy pohodlne, napríklad priamo na svojom mobile.

Každú elektronickú dochádzku, rovnako ako aj tú papierovú, je vždy potrebné skontrolovať nadriadeným pracovníkom. Aby sme predišli nežiaducim dodatočným úpravám už spracovaných dochádzkových záznamov, je možné celé mesiace uzamknúť, čím sa zabráni ich nesprávnemu upravovaniu. V prípade, že by však bola potreba dochádzku opätovne odomknúť, môže to urobiť iba osoba s určitými oprávneniami, ktoré sú špeciálne pridelené pre túto úlohu.

Rozumieme, že každá spoločnosť má svoje špecifické potreby a dôvody na používanie dochádzkového systému, ktoré nie sú obmedzené iba na sledovanie pracovného času, príchodov a odchodov. Mnohokrát ide o sledovanie a kontrolu rôznych procesov a činností. V našom systéme môžete vytvoriť tlačidlá priamo prispôsobené vašim potrebám. Napríklad tlačidlá pre cestu na poštu, osobný odchod, pracovný odchod, prestávky na fajčenie a podobne. Okrem toho máte možnosť presne nastaviť, aký vplyv budú mať tieto prerušenia na dochádzku vašich kolegov a ako sa budú tieto záznamy spracovávať. Tieto prerušenia môžu byť považované za odpracovaný čas alebo neodpracovaný čas, môžu mať dynamickú dĺžku alebo fixný časový limit.

Svojich zamestnancov si môžete označiť ľubovoľným množstvom štítkov alebo tagov, ktoré vám následne pomôžu pri zaradení do skupín a pri filtrovaní v rôznych prehľadoch.

V našom systéme nemusíte meniť nastavenia každého zamestnanca samostatne. Jednoducho si vyberiete skupinu zamestnancov alebo všetkých a pomocou hromadných zmien im môžete upraviť existujúce nastavenia alebo pridať nové. Pridanie nového zamestnanca je taktiež jednoduché. Stačí zadať meno, unikátny PIN kód a všetky ostatné nastavenia, ako sú časový fond, priradenie do skupín alebo nákladových stredísk, výpočet nadčasových hodín a podobne jednoducho skopírovať od iného existujúceho zamestnanca s rovnakým alebo podobným nastavením.

V našom systéme označujeme prevádzky ako fyzické miesto v rámci vašej spoločnosti, kde pracujú alebo sa prihlasujú vaši zamestnanci. Tieto prevádzky môžu byť napríklad kancelárie, sklady, predajne a podobne. Máme možnosť prepojiť prístupové práva a rôzne ďalšie funkcie s týmito prevádzkami. Okrem toho môžete sledovať rôzne štatistiky a odpracované hodiny spojené s týmito prevádzkami.

Nákladové strediská sú virtuálne skupiny zamestnancov, ktorých spája určitá spoločná charakteristika. Zamestnanci môžu pracovať na rôznych prevádzkach, ale sú vždy priradení iba k jednému stredisku. Toto nastavenie umožňuje dodatočný štatistický prehľad a zároveň môže obmedziť práva rôznych administrátorov na jednotlivé strediská.

Výpočet hrubej mzdy podľa taríf môžeme využiť napríklad v prípade, že zamestnávate väčší počet brigádnikov, ktorých odmeňujete hodinovou mzdou. Tarify umožňujú vytvárať a nastavovať ceny za hodinu práce a zároveň určovať, kedy a v akých dňoch sú tieto tarify platné. Tarify môžete tiež využiť na sledovanie denných nadčasov alebo na porovnávanie príchodov a odchodov z práce s reálnym pracovným časom.

Program automaticky každý mesiac vypočíta príslušný fond pracovného času pre každého zamestnanca na základe jeho individuálnych nastavení. Môžete nastaviť denný, týždenný, mesačný fond pracovného času, ako aj dvojtýždenný fond, známy ako dlhý krátky týždeň. Systém sám zohľadní sviatky a pracovné dni v danom mesiaci a na ich základe zobrazí časový fond pre daný mesiac a ďalej s ním pracuje.

Rozumieme, že ľudia nie sú stroje, a aj keď presný čas je často veľmi dôležitý, v účtovníckej praxi sa vykazujú celé časové úseky. Z tohto dôvodu je možné zaokrúhľovať zaznamenávanie príchodov a odchodov do dochádzkového systému podľa viacerých možností. Môžete zaokrúhľovať príchody a odchody samostatne alebo spoločne, s možnosťami na celých 5, 15, 30 minút alebo hodinu, nahor aj nadol, alebo matematicky. Zároveň si však vždy môžete zobraziť aj presný, nezaokrúhlený čas zaznamenania.

Funkcia denných nadčasov umožňuje systému zobrazovať rozdiel medzi príchodom do práce a začiatkom pracovnej zmeny (rovnako aj odchodom z práce a koncom pracovnej zmeny). Môžete sa rozhodnúť, ako má systém pracovať s týmto zdanlivým nadčasom. Môže byť preplatený v rámci výplaty, považovaný za nadčas, alebo môžete zamestnancom preplatiť iba časť časového rozdielu, prípadne tento čas nemusíte preplácať vôbec.

Systém dochadzka.online môžeme plne prispôsobiť potrebám vašej spoločnosti aj prostredníctvom prístupových práv a užívateľských oprávnení. Vieme nastaviť rôzne práva pre rôzne osoby, povoliť a zakázať úpravy dochádzky, vytvoriť prístupy na čítanie a sťahovanie prehľadov pre vašich mzdárov, personalistov, IT administrátorov a vedenie.

Notifikácie vás upozorňujú na rôzne aktivity v dochádzkovom systéme, ako napríklad žiadosti o schválenie a iné udalosti. Systém umožňuje notifikácie prostredníctvom e-mailu, push-up oznámení a SMS správ.

Pri používaní systému často zistíte, že využívate iba niektoré konkrétne funkcie, čo závisí od charakteru vašej práce a pracovnej pozície. V našom dochádzkovom systéme si môžete upraviť nástenku podľa svojich potrieb, podobne ako na ploche vášho počítača, vytvorením ikon. Tie vám pomôžu jednoduchšie sa v prostredí orientovať a urýchlia vašu prácu.

Ak správne nastavíte svoj mesačný hodinový fond v našom dochádzkovom systéme, systém ho každý mesiac automaticky prepočíta podľa pracovných dní. Týmto spôsobom náš systém dokáže predikovať a generovať kompletnú dochádzku jedným kliknutím. V prípade, že v danom mesiaci budete mať neprítomnosti, ako je dovolenka, pracovná neschopnosť alebo návšteva lekára, stačí jedným kliknutím vytvoriť dochádzku tak, aby váš mesačný časový fond bol vyrovnaný.

Ak ponúkate svojim zamestnancom možnosť získať náhradné voľno výmenou za nadčasovú prácu, je funkcionalita Konta pracovného času priamo pre vás. Týmto spôsobom môžete zamestnancom umožniť presun nadčasových hodín celkom alebo čiastočne do Konta pracovného času, z ktorého si neskôr môžu čerpať náhradné voľno. Konto pracovného času umožňuje aj negatívne zostatky, takže môžete najskôr čerpať náhradné voľno a potom ho odpracovať. Konto pracovného času sa kumuluje a prenáša z mesiaca na mesiac.

Je to rozšírenie funkcie „Vlastné prerušenia“. Táto možnosť umožňuje jedným stlačením tlačidla spustiť rôzne prerušenia v rôznych časových intervaloch. Napríklad, ak máte zamestnancov, ktorí sú cez deň v práci a následne vykonávajú pohotovostnú službu, ktorú potrebujete rozdeliť na viacero menších úsekov (ako aktívna pohotovosť, neaktívna pohotovosť atď.), stačí, aby zamestnanec stlačil tlačidlo na začiatok takejto zmeny, a systém automaticky pridá jednotlivé úseky do jeho dochádzky.

Pracovné skupiny sú vhodné pre priradenie menšej skupiny zamestnancov alebo brigádnikov k jednému nadriadenému. Táto funkcionalita je priamo spojená s funkciou hromadných prihlásení.

Systém automaticky vypočíta nárok na stravovací lístok alebo finančný príspevok na základe počtu odpracovaných hodín v daný deň. Podrobné nastavenia výpočtu môžu byť individuálne a dajú sa upraviť v globálnych parametroch aplikácie.

Zálohovanie údajov vykonávame automaticky na našich serveroch s klasifikáciou TIER III. Ak však chcete zálohovať vaše údaje aj individuálne, môžete vytvoriť vlastné zálohy a uložiť ich na svoje médiá. Všetky údaje v databázach, najmä osobné údaje, sú šifrované, čo radikálne znižuje riziko pri prípadnej strate alebo odcudzení týchto údajov.